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In 5 Schritten den Zahlungsverkehr optimieren

Definition Zahlungsverkehr

Die Organisation des Geldumlaufes, die finanzielle Vernetzung von Menschen und Ländern und letztendlich die Gesamtheit aller Zahlungsvorgänge.

Er gehört zu den wichtigsten ökonomischen Transaktionen und verschafft uns seit Menschengedenken Ordnung und Struktur, sowie gleichzeitig Kopfzerbrechen. Denn er ist genauso komplex wie essentiell. Er kommt in der Form von Barzahlungen, halbbaren und bargeldlosen Zahlungen vor, wobei letztere definitiv den Rang des Vorreiters einnimmt. Doch um den Zahlungsverkehr optimal zu gestalten, muss man einiges beachten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Zahlungsverkehr erneuern und somit transparenter, einfacher und sicherer gestalten. Gleichzeitig können Sie so mit der digitalen Transformation Schritt halten.

Schritt 1: Überblick verschaffen

Bei Neuerungen im Zahlungsverkehr gibt es vieles was man beachten muss. Daher ist es wichtig, dass Sie sich zunächst einmal einen Überblick über die aktuelle Zahlungsverkehrslage verschaffen und die Komplexität der in diesem Begriff beinhalteten Faktoren aufgliedern. Fragen über momentane Zahlungsformate auch im Ausland, Bankenkommunikation und mögliche Bankenanbindung sollten Sie beantworten können, bevor Sie mit Veränderungen loslegen. Auch sollten Sie sich Ihren eigenen Zahlungsverkehr vor Augen führen, um Schwächen und Stellen an denen Verbesserungspotential vorhanden ist, zu erkennen. Erst dann wissen Sie wo es noch Optimierungspotential gibt und wo der Neuerungsprozess ansetzen muss.

Schritt 2: Ziele abstecken

Wie immer beim erfolgreichen Meistern einer Aufgabe, ist es wichtig sich vorab Ziele zu stecken und das zu erreichende Ergebnis genau vor Augen zu haben. So verhindern Sie ungenaue oder auch unerwünschte Ergebnisse und einen Änderungsprozess, der sich in die Länge zieht. Um Ihre Ziele zu definieren, sollte ein Vergleichen und Abwägen von Anbindungsmöglichkeiten an die Bank und von Systemen und Formaten die künftig genutzt werden sollen stattfinden. Außerdem sollte ein erstes Gedankenmodell der potentiellen, neuen Bankenlandschaft entstehen.

Sind die ersten beiden Schritte überdacht, geht’s ans Eingemachte: Entscheidungen treffen.

Schritt 3: Partnersuche – Kernbank

Ihre erste Entscheidung sollte die Wahl einer Kernbank betreffen. Sie ist essentiell bei der Neuerung Ihres Zahlungsverkehrs. Deshalb sollten Sie diese nicht leichtfertig treffen. Nehmen Sie Banken, die in Frage kommen, genau unter die Lupe und finden Sie heraus, welche Ihnen im Zahlungsprozess die beste Unterstützung bieten würde. Hier könnte ein Request for Proposal (RfP) von Nutzen sein, also ein standardisierter Prozess zur Auswahl des richtigen Bankpartners. Dieser zunächst mühselig erscheinende Arbeitsschritt kann Sie vor einer überstürzt getroffenen Fehlentscheidung bewahren und erspart Ihnen nachträgliche Arbeit. Auch ein sogenannter Beauty Contest könnte Klarheit schaffen. Soll Ihre Bank Zahlungsverkehrsdateien in verschiedene Länder zu den einzelnen Auftraggeber-Banken verteilen, holen Sie sich auf jeden Fall vorher eine Auskunft über die Länder und Zahlungsarten, die erreicht werden können.

Wenn Sie Komplexität verringern und Einheitlichkeit schaffen wollen, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Bank ein einheitliches System zur Übertragung von Zahlungsverkehrsdaten, z.B. EBICS, nutzt. Hier dürfen Sie allerdings nicht vergessen, dass EBICS zwar europaweit eingeführt wurde, allerdings in anderen Ländern noch nicht jede Bank dadurch zu erreichen ist, was den grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr erschwert. Daher sollten Sie sich zusätzlich über Alternativen informieren. Insgesamt geht der Trend jedoch in folgende Richtung: Für Zahlungsprozesse Transparenz und Sicherheit durch unternehmensweite Einheitlichkeit schaffen.

Schritt 4: Middleware ermitteln

Dieser Schritt sorgt vor allem für mehr Sicherheit im Zahlungsverkehr. Eine Middleware agiert als eine Art Verteilungsplattform oder auch als Mittler zwischen verschiedenen Betriebssystemen, der so die Kommunikation zwischen Prozessen unterstützt. Dadurch kann die Transaktionssicherheit garantiert werden, während komplexe Daten transportiert werden. Auch hier sollten Sie bei der Wahl wieder darauf achten, dass noch nicht alle auf dem Stand der automatischen Zahlungen angelangt sind. Daher sollte es mit Ihrer ausgewählten Middleware auch möglich sein, Zahlungsformate aus manuell eingegebenen Daten in unterschiedlichen Länderformaten zu erstellen.

Schritt 5: Ressourcen richtig einsetzen

Neuerungen sind immer zeitaufwändig und kostspielig, denn Zahlungsläufe und Kommunikationskanäle müssen eingerichtet werden. Dabei werden festgelegte Formate hergestellt und getestet und das auch alles noch bevor der Zahlungsverkehr umgestellt ist. Jedes zusätzliche Konto stellt dabei ein Aufwandsmultiplikator dar. Am aufwändigsten wird die Umstellung also wahrscheinlich für Ihre IT-Abteilung. Planen Sie daher Ihre Ressourcen richtig ein und schützen Sie sich vor bösen Überraschungen und Fehl-Kalkulationen. Je nach Einsatzmöglichkeiten interner Zeit- und Geldressourcen sollten Sie sich vielleicht über eine alternative Lösung Gedanken machen.

Tipp: Wird Ihnen der Ressourcenaufwand zu groß oder können Sie es sich schlichtweg nicht erlauben, wäre es eine Überlegung wert, die komplette Bankanbindung auszulagern.

Wir bieten einen solchen Service an, bei dem Sie sich bequem zurücklehnen können und jede Menge Zeit sparen. Hinzu kommen noch viele weitere Vorteile, die sie dazugewinnen.

Machen Sie es wie MANN+HUMMEL

Der weltweit führende Experte für Filtrationslösungen MANN+HUMMEL hat sich nach genau so einer Lösung umgesehen. Denn mit der Verwaltung von über 250 Konten an 60 Standorten in 28 Ländern hätte er einfach zu viele interne Ressourcen verbraucht. Aus diesem Grund hat er sich für den Bank Account Manager von TIS entschieden – die Saas (Software as a Service) Lösung für sichere und effiziente Bankkontenverwaltung. Und so wurde aus unhandlichen Excel-Dateien und einem zeitaufwändigen, papier-basierten Email-Workflow ein einheitliches, standardisiertes System, wodurch Prozess- und Revisionssicherheit erhöht und die tagesaktuelle Informationsbeschaffung verbessert werden konnten.

ROI

Insgesamt konnte der Hersteller dadurch Kosten und Zeit einsparen, sowie Transparenz und Aktualität steigern.

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Der Zahlungsverkehr im Wandel

Doch nicht nur Ihr unternehmensweiter Zahlungsverkehr befindet sich im Wandel, sondern auch der weltweite Zahlungsverkehr. Neue Technologien bezüglich der Bezahlvorgänge werden eingesetzt, der Wettbewerb steigt an und die Digitalisierung schreitet voran. Bargeldloses Zahlen, kontaktloses Zahlen, kartenloses Zahlen bis hin zu völlig digitalisiertem Zahlen – alles ist möglich und der Weiterentwicklung im digitalen Zeitalter keine Grenzen gesetzt. Doch nicht nur die Zahl der Zahlungsmöglichkeiten, sondern auch die der Anbieter steigt rapide. Der allgemeine Zahlungsverkehr befindet sich im Umschwung und bietet somit den besten Zeitpunkt sich anzuschließen und neuen Wind in Ihren internen Zahlungsverkehr zu bringen.

Behalten Sie deshalb immer Ihre Ziele vor Augen und folgen Sie einem detaillierten Plan – so gelangen Sie Schritt für Schritt zu einem neugestalteten und optimierten Zahlungsverkehr ganz nach Ihren Vorstellungen.

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